Logiciels professionnels peu onéreux apportant gain de temps, productivité, rentabilité et donc d'argent.

 

Choix du logiciel:  Le Cahier des charges d'un logiciel informatique est important, le logiciel doit permettre notamment de:

répondre aux besoins des utilisateurs: être simple d'utilisation avoir un prix d'achat raisonnable

Mais aussi (et surtout) :

Economiser du temps et donc des ressources humaines Economiser de l'argent en augmentant la productivité (rentabiliser le logiciel et permettre aux "forces vives" de se consacrer à des taches plus valorisantes) Développement durable (Penser à la planète en ayant si possible une action durable écologique) Les mots clefs du choix

Nous avons selectionnés un ensemble de "petits" programmes fiables qui répondent au mieux à ces besoins notamment en temps de crise et avec la concurrence que subissent les entreprises.

cout rentabiliser choisir logiciel économie temps gain productivité argent.

Quelques mots clefs pour bien choisir son logiciel

Savoir choisir une logiciel:

Répondre le plus simplement aux besoins des utilisateurs:

Un programme se doit d'être efficace et répondre aux besoins de l'utilisateur. La concurrence actuelle, la mondialisation, l'impérieuse nécessité d'inover, d'en faire plus que la dite concurrence font que bien souvent nous n'utilisons que 10% ou moins des capacités d'un programme. Cela pourrait paraitre anodin mais ce n'est pas le cas.

Plus un logiciel a de fonctionnalités (que nous n'utilisons pas):
- Plus il est complexe à développer sur le plan de la programmation.
- Plus il coute cher en développement et donc au final en prix de vente.
- Plus il nécessite des heures de debuggage, débuggage qui est (en partie) fait par l'utilisateur.
- Plus il y a de mises à jours et donc de perte de temps, d'argent et d'energie au niveau de l'entreprise.
- Plus il oblige l'utilisateur à souscrire à un contrat de maintenance annuel.
- Plus il devient lourd à l'utilisation et plus l'on se perd dans ses menus.
- Plus il nécessite une formation permanente des utilisateurs.
- Plus il est lent
- Plus il consomme de ressources aux niveau de l'ordinateur (mémoire, disque dur, processeur) et donc nécessite des machines de plus en plus performantes et a une emprunte écologique déplorable.
Le logiciel se met ainsi à répondre à des besoins qui ne sont pas ceux de l'utilisateur et peut même finir par consommer plus de temps, d'argent et d'énergie qu'il n'est censé économiser.

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La simplicité d'utilisation est un point important.
Plus la mise en main est simple et plus les utilisateurs sont motivés pour l'utiliser. Il est important de disposer de l'adhésion de la personne qui va utiliser le logiciel tous les jours.
Il m'arrive régulièrement de télécharger un logiciel qui pourrait m'interesser et j'ai le sentiment de me retrouver devant un tableau de bord d'un Boieng ou d'un Airbus.
Le premier sentiment devient alors un sentiment de peur, peur de ne pas s'avoir l'utiliser, peur de commetre des erreurs...
La majorité des utilisateurs n'ont besoin que d'un nombre réduit d'options et l'addition de fonctionnalités peu ou pas utiles ne fait que compliquer l'utilisation mais aussi augmenter la durée des processus.

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Le prix est souvent le nerf de la guerre et notamment en temps de crise.
Crise économique, perte du triple A, dette des états, cout du crédit, absence de perspectives à long terme, inquiétude sur les marchés,  font que l'on va hésiter à deux fois avant d'investir.
Quand bien même un logiciel peut faire gagner de l'argent grace à des économies de temps (voir chapitre ci dessous) et de productivité, il n'en demeure pas moins que le décideur va d'autant plus hésiter avant l'investissement que le prix d'achat est élevé.
De plus il est important d'ajouter les cout annexes de type formation, temps d'adaptation, contrat de maintenance afin de parvenir au cout reel du logiciel.

 - Les progiciels type CRP... ou sur mesure.

Relativement peu d'entreprises peuvent se permettre d'investir 10K€ dans un logiciel et encore moins 100K€. Ce type d'investissement nécessite une réflexion à long terme et ne peut se faire que si les finances suivent. D'autant plus que ce type d'investissement entraine souvent des couts supplémentaires de type formation des utilsateurs, remises en question du travail, contrats de maintenance, ...

- Les logiciels gratuits ou freeware.

Il existe de nombreux logiciels gratuits mais pour autant honorables.
Pour une utilisation personnelle, la question se pose peu et il est tout à fait possible de choisir le produit gratuit lorsque celui-ci existe.

Qu'en est-il d'une utilisation dans le cadre professionnel ?
La question est plus délicate pour un ensemble de raisons:
- Il est parfois moins performant (mais pas toujours) que le logiciel professionnel. Il peut répondre à un certain besoin mais "a peu pres"
- Il peut être risqué (inconscient?) de faire reposer la gestion de son entreprise (compta, gestion commerciale,...) sur un logiciel gratuit.
- Il n'est pas possible de se retourner contre le concepteur en cas de vice caché.
- Il dispose rarement d'un support technique
- Il peut ne pas évoluer, il risque de ne plus fonctionner par exemple en cas de sortie d'une nouvelle version de Windows pour laquelle il ne serait pas compatible
Il semble donc plutot raisonnable de le reserver à des taches qui ne sont pas vitales pour l'entreprise
ATTENTION: De nombreux logiciels sont gratuits lorsque leur utilisation se fait dans un cadre personnel. De fait leur utilisation pour son entreprise revient à une violation de la licence d'utilisation (et donc illegale)

- Les logiciels partagiciels ou shareware:

Les logiciels shareware sont généralement des produits pas trop chers (disons entre 20 et 200 euros ou plus).
Ils disposent généralement d'une version d'évaluation ce qui permet de tester en partie le logiciel avant achat.
Ils ont souvent une garantie de remboursement après achat en cas de probleme par exemple d'installation.
Ils sont souvent développés par des petites structures qui vivent d'un seul ou deux, trois logiciels.
Ils sont ainsi "motivés" pour faire évoluer leur logiciel et continuer à exister sur un marché souvent hyper spécialisé.
De fait il peuvent représenter un rapport risque / bénéfique très favorable.

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Il serait bon de se rappeler que l'informatique et les logiciels sont censés faire gagner du temps.
Je connais de nombreux utilisateurs qui m'ont dit qu'ils regretaient le stylo. Il mettaient 10 minutes avec leur logiciel de gestion là ou il fallait 10 secondes avec un stylo.
Je sais bien qu'il faut tenir compte des gains de temps sur toute la chaine (rechercher un dossier, transférer en compta..) mais il est vrai que certains logiciels ont un peu perdu de vue cet objectif de gain de temps.
L'economie doit être présente sur plusieurs points:
- Facilité d'utilisation
- Formation réduite du personnel à l'utilisation du logiciel.
- Limiter des taches répétitives.
- Gain de productivité. Par exemple faire en 30 secondes ce qui nécessitait 2 heures avant l'achat du logiciel

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Un logiciel qui répond au cahier des charges de ce document:
- Qui répond aux besoins des utilisateurs
- Qui est simple d'utilisation
- Dont le prix d'achat est raisonnable
- Qui fait économiser du temps
... fait donc gagner de l'argent en rentabilisant son achat. (rentabiliser un logiciel)

Pour certains logiciels, l'économie peut aussi se chiffrer en économie de frais généraux, consommables, electricité, papier informatique, encre pour imprimante...

Une étude publiée dans "www.journaldunet.com" indiquait que le cout horaire d'un salarié francais en 2005 était de 24 euros.
Il peut être intéressant de convertir le prix d'un logiciel en temps salarié. Par exemple un logiciel à 100 euros "coute" quatre heures de salarié.
Cette conversion a pour objectif d'évaluer l'économie que l'on peut espérer réaliser.
 

Prix d'achat	100€
Cout du logiciel en horaire salarié	4 heures = 240 min (100 / 24)
Gain de temps estimé par jour de travail	5 minutes par jour de travail
Remboursement du cout du logiciel en	48 jours (240/5)
Gain temps sur un an (227 jours de travail par an)	895 minutes / 14 heures (227j - 48j x 5 minutes)
Gain argent, rentabilité logiciel, estimé première année	336 euros la première année (14 x 24)

Dans l'exemple ci-dessus, un achat de 100€ est amorti en 48 jours et devient rentable dès le 49ème jour. Il rapporte (en économie de salaire horaire) 336 euros la première année qui peuvent être utilisés pour d'autres taches.

Le plus important est d'estimer le temps gagné par jour, dans l'exemple 5 minutes par jour travaillé pour calculer sa rentabilité.
(a noter que l'exemple des 5 minutes n'est sans doute pas utopique, pour le même exemple, un gain de temps de 1 minute par jour suffirait à amortir sur 1 an les 100 euros d'investissement. Dans l'autre sens, un gain de 15 minutes par jour dégagerait 1260€ de bénéfice la première année)

Vous êtes perplexe ?

Q: "Je suis désolé mais dans cet exemple j'ai dépensé 100 euros et je ne verrai jamais la couleur des 336 euros"
R: "Si vous estimez que le temps n'est pas de l'argent, pourquoi ne pas vous déplacer à pied et non en voiture ?"
    "Plus sérieusement, si vous réduisez de 50% le temps nécessaire à des taches administratives, vous réduisez de 50% la charge salariale associée à ces taches"

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Même si l'écologie est dans l'air du temps pour des raisons légitimes, le lien avec les logiciels informatiques n'est pas évident
On peut envisager plusieurs pistes pour estimer l'aspect écologique d'un logiciel:
- La consommation en ressource pendant son utilisation (mémoire, micro processeur, disque dur...) (doit être marginal en terme de consommation mais peut permettre de ne pas changer d'ordinateur pour un plus puissant).
- L'économie de temps d'utilisation de l'ordinateur (si on peut faire la même tache par exemple en deux fois moins de temps)
- L'économie de papier ou d'encre en limitant les impressions (si possible s'approcher du zéro papier).
- Diminuer les déplacements des utilisateurs (téléconférence, télétravail...)
On peut ajouter qu'il est plus écologique
- s'il est disponible en téléchargement et donc évite l'utilisation d'un CD ou d'un DVD et d'un envoi postal.
- Si l'aide du logiciel, sa documentation est consultable sur l'écran et non imprimée.

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Les questions à se poser avant l'achat d'un logiciel:
 

Fonctionnalités
	- Savoir choisir son logiciel
	- Ce logiciel pour quoi faire ?
	- Que peut ou va m'apporter ce logiciel ?
	- Ce logiciel répond-il à un besoin ou à un "caprice" ?
	.
Utilisation
	- Ce logiciel n'est-il pas trop complexe à utiliser ?
	- Vais-je devoir renouveler ou mettre à jour mon parc informatique pour utiliser ce logiciel ?
	- Vais-je devoir investir en formation initiale puis en formation continue ?
	- Ce logiciel va-t-il me faire gagner du temps ?
	.
Cout et rentabilité du logiciel
	- Ce logiciel est-il bon marché ou au contraire est-il trop cher ? Ne vais-je pas me "ruiner" en l'achetant ?
	- Quel est la nature du risque en achetant et utilisant ce logiciel ?
	- Le risque est-il modéré ou marginal ou au contraire est-ce que je ne prends pas un risque inconsidéré ?
	- Quel est le cout réel de ce logiciel ?
	- Vais-je devoir souscrire un contrat d'assistance ?
	- Quels bénéfices puis-je attendre de ce logiciel ?
	- Puis-je rentabiliser ce logiciel dans le temps et en combien de temps ?
	- Vais-je augmenter ma productivité avec ce logiciel ?
	- Vais-je économiser de l'argent au final avec ce logiciel ?
	.
Développement durable
	- Ce logiciel va t-il dans le sens de l'écologie et du développement durable ?
	- Vais-je économiser des consommables, des déplacements ou autre grace à ce logiciel et diminuer mon empreinte carbone ?
	- Puis-je télécharger ce logiciel et non le faire livrer ?
	.

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